Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Vacantia.net is een webapplicatie voor administratie- en relatiebeheer van Nederlandse stichtingen. De dienst wordt aangeboden door Vacantia.net, gevestigd in Nederland. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via support@vacantia.net.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: voornaam, achternaam, gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
• Profielgegevens: profielfoto (optioneel).
• Organisatiegegevens: naam van de stichting, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN, adresgegevens en logo (door uzelf ingevoerd).
• Contactgegevens van derden: namen, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen, bestuurders, vrijwilligers en sponsors die u in de applicatie invoert.
• Gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, sessieduur en bezochte pagina's (via Google Analytics en serverlogbestanden).
• Communicatiegegevens: inhoud van interne berichten die u verstuurt via de berichtenmodule.
• Financiële gegevens: factuurgegevens, declaraties en inkoopfacturen die u invoert.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

• Het verlenen en verbeteren van de dienstverlening van Vacantia.net.
• Het aanmaken en beheren van uw gebruikersaccount.
• Het versturen van dienstgerelateerde berichten (bijv. wachtwoordherstel, systeemmeldingen).
• Het analyseren van gebruik om de applicatie te verbeteren (geanonimiseerd via Google Analytics).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

• Uitvoering van een overeenkomst: de verwerking van accountgegevens en organisatiegegevens is noodzakelijk om de dienst te kunnen leveren.
• Gerechtvaardigd belang: gebruiksanalyse om de dienst te verbeteren, mits dit uw privacy niet onevenredig belast.
• Wettelijke verplichting: wanneer de wet ons verplicht gegevens te bewaren (bijv. financiële administratie).

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Accountgegevens: zolang uw account actief is. Na verwijdering worden gegevens binnen 30 dagen gewist.
• Financiële gegevens: 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht.
• Serverlogbestanden: maximaal 90 dagen.
• Google Analytics-gegevens: 14 maanden (ingesteld als maximale bewaartermijn).

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk vereist:

• Hostingprovider: onze server is gehost bij Hetzner Online GmbH (Duitsland, EU). Gegevens worden niet buiten de EER opgeslagen.
• Google Analytics: geanonimiseerde gebruiksstatistieken. IP-adressen worden gemaskeerd. Zie het privacybeleid van Google.
• Betaaldiensten: wanneer u een betaald abonnement afsluit, worden betalingsgegevens verwerkt door een externe betaaldienstverlener. Vacantia.net slaat geen volledige betaalgegevens op.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Beveiliging

Vacantia.net neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

• Alle communicatie verloopt via HTTPS (TLS-versleuteling).
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (nooit in leesbare vorm).
• Toegang tot de database is beperkt tot geautoriseerde systemen.
• Optionele twee-factor-authenticatie (2FA) via een authenticator-app.
• Regelmatige back-ups van de database.

8. Cookies

Vacantia.net maakt gebruik van de volgende cookies:

• Sessiecookie: noodzakelijk voor het ingelogd blijven. Vervalt bij het sluiten van de browser of na de ingestelde sessietijd.
• CSRF-cookie: beveiligingscookie ter voorkoming van cross-site request forgery.
• Google Analytics-cookies: voor anonieme gebruiksstatistieken. U kunt dit uitschakelen via een browser-extensie zoals Google Analytics Opt-out.

9. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
• Beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken in bepaalde situaties.
• Overdraagbaarheid: u kunt een kopie van uw gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kunt u indienen via support@vacantia.net. Wij reageren binnen 4 weken. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in de applicatie. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op vacantia.net/privacypolicy.

11. Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid? Neem dan contact met ons op via support@vacantia.net.